Datenschutzerklärung

Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist:

Wir verarbeiten deine Daten nach folgenden Grundsätzen:

• Datensparsamkeit: Wir erheben nur Daten, die für den Betrieb der App notwendig sind.
• Zweckbindung: Daten werden nur für den angegebenen Zweck verwendet.
• Transparenz: Du weißt jederzeit, welche Daten wir verarbeiten und warum.
• Speicherbegrenzung: Daten werden gelöscht, sobald der Zweck entfällt.
• Integrität: Alle Daten werden verschlüsselt übertragen (TLS). Gespeichert werden zusätzlich AES-256-GCM-verschlüsselt: Namen und E-Mail-Adressen, Firmen- und Rechnungsdaten, Bautagebuch-Inhalte, Projektdaten und Beteiligte, Zeiterfassung und Mitarbeiterdaten, Fotos, Pläne und Dateien sowie alle Datensicherungen.

Je nach Nutzung der App verarbeiten wir folgende Kategorien personenbezogener Daten:

Registrierung & Konto

• Name, E-Mail-Adresse, Passwort (verschlüsselt)
• Unternehmensname, Berufsbezeichnung
• Registrierungsdatum

Projektdaten / Bautagebuch

• Projektbezeichnungen, Standortinformationen (Adresse der Baustelle)
• Fotos und Videos, die du hochlädst
• Tagesberichte, Notizen, Aufgaben
• Wetterdaten (automatisch abgerufen anhand des Standorts)

Technische Daten

• IP-Adresse (Server-Protokolle und Sicherheitsprotokoll, Fristen siehe Abschnitt 6)
• Gerätetyp, Betriebssystem, App-Version
• Zeitstempel von Aktionen (für Fehlerbehebung)

Zahlungsdaten

• Zahlungen werden über zertifizierte Drittanbieter (Stripe) abgewickelt. Xano speichert keine Kreditkartendaten.

Was passiert bei der Telegram-Integration?

• Du kannst deinen Telegram-Account mit Xano verbinden, um Benachrichtigungen über Baustellen-Updates, neue Berichte oder Aufgaben zu erhalten.
• Xano nutzt die offizielle Telegram Bot API. Es werden dabei deine Telegram-User-ID und dein Benutzername übertragen.
• Über den Telegram-Bot können automatisch Tagesberichte, Fotos oder Statusmeldungen an eine Gruppe oder einen Einzelchat gesendet werden — ausschließlich mit deiner vorherigen Zustimmung.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung). Du kannst die Telegram-Verbindung jederzeit in den App-Einstellungen trennen.

Was macht die Xano KI?

• Automatische Zusammenfassung von Tagesberichten
• Intelligente Vorschläge für Aufgaben und Einträge basierend auf deinem Projektverlauf
• Analyse von Fotos zur automatischen Beschlagwortung (z. B. „Rohbau", „Dach", „Fundament")
• Erkennung von Wetteranomalien und automatische Einträge in das Bautagebuch

Welche Daten verarbeitet die KI?

• Nur Daten, die du selbst in Xano eingegeben hast (Berichte, Fotos, Aufgaben)
• Die KI lernt nicht aus deinen Daten und gibt sie nicht weiter
• Jede KI-Verarbeitung ist projektbezogen und isoliert — Daten eines Projekts fließen nicht in andere Projekte ein

KI-Funktionen laufen nur, wenn du sie selbst auslöst — etwa die VOB-Prüfung eines Eintrags oder eine Sprachnachricht an den Telegram-Bot. Ohne diese Aktionen werden keine Daten an den KI-Dienstleister übermittelt.

• Konto- und Projektdaten (inkl. Fotos, Pläne und Dateien) werden für die Dauer des Vertragsverhältnisses gespeichert und 30 Tage nach Vertragsende automatisch gelöscht. Sichere Bautagebücher, die du länger aufbewahren musst, vorher als PDF.
• Testkonten ohne anschließenden Vertrag werden 90 Tage nach Ende des Testzeitraums automatisch mit allen Projekten gelöscht.
• Selbst löschen: Projekte und dein gesamtes Konto kannst du jederzeit in der App löschen — einschließlich aller gespeicherten Fotos und Dateien.
• Sicherheitsprotokoll (Zeitpunkt, Konto, Aktion und IP-Adresse bei Anmeldungen, Passwort-Zurücksetzungen und Löschungen) wird 12 Monate aufbewahrt, um Missbrauch erkennen und nachweisen zu können (Art. 6 Abs. 1 lit. f i. V. m. Art. 32 DSGVO).
• Server-Zugriffsprotokolle (IP-Adressen) werden nach 14 Tagen automatisch gelöscht.
• Datensicherungen werden verschlüsselt erstellt und nach 30 Tagen überschrieben. Gelöschte Daten verschwinden spätestens dann auch aus den Sicherungen.
• Steuerrelevante Daten (Rechnungen) werden gemäß § 257 HGB und § 147 AO für 10 Jahre aufbewahrt.

Unsere Server und Datensicherungen stehen bei der Hetzner Online GmbH in Deutschland. Eine Übermittlung in Drittländer kann nur über Stripe (Zahlungen) und die optionale Telegram-Anbindung erfolgen — siehe Abschnitt 7.

Wir verkaufen keine Daten und geben sie nicht zu Werbezwecken weiter. Folgende Empfänger erhalten Daten, soweit es für die jeweilige Funktion nötig ist:

• Hetzner Online GmbH (Deutschland) — Server-Hosting, Datei-Speicher und Datensicherungen (Auftragsverarbeitung, Art. 28 DSGVO)
• Hostinger International Ltd. (Server in Deutschland) — Betrieb unseres Automatisierungsservers, über den E-Mails (z. B. Tagesberichte, Rechnungen, Links zum Zurücksetzen des Passworts) und die Telegram-Anbindung laufen (Auftragsverarbeitung, Art. 28 DSGVO)
• Stripe Payments Europe Ltd. (Irland) — Zahlungsabwicklung, zertifiziert nach PCI DSS. Stripe kann Daten an Konzerngesellschaften in den USA übermitteln; Grundlage sind das EU-US Data Privacy Framework bzw. Standardvertragsklauseln.
• Telegram — nur wenn du die Anbindung aktivierst, mit eigener Einwilligung; Telegram verarbeitet Daten auch außerhalb der EU
• KI-Dienstleister in der EU — nur bei aktiver Nutzung der KI-Funktionen, siehe Abschnitt 5
• CARTO / OpenStreetMap — Kartenansicht im Projekt Finder, erst nach deinem Klick auf „Karte laden“ (Einwilligung, Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Dabei wird deine IP-Adresse an diese Anbieter übertragen. Die Einwilligung kannst du direkt unter der Karte widerrufen.
• Open-Meteo und OpenStreetMap Nominatim — unser Server ruft Wetterdaten und Koordinaten nur mit Postleitzahl bzw. Koordinaten der Baustelle ab, ohne Namen oder IP-Adressen von Nutzern.
• Behörden — nur bei gesetzlicher Verpflichtung

Es besteht kein Verkauf oder Tausch von Daten zu Werbezwecken. Xano verdient ausschließlich durch Abonnements.

Als betroffene Person hast du folgende Rechte:

• Auskunft (Art. 15) — Du kannst jederzeit Auskunft über deine gespeicherten Daten verlangen.
• Berichtigung (Art. 16) — Unrichtige Daten können korrigiert werden.
• Löschung (Art. 17) — Du hast das Recht auf Löschung deiner Daten („Recht auf Vergessenwerden").
• Einschränkung (Art. 18) — Verarbeitung kann unter bestimmten Umständen eingeschränkt werden.
• Datenübertragbarkeit (Art. 20) — Du kannst deine Daten in maschinenlesbarem Format exportieren.
• Widerspruch (Art. 21) — Du kannst der Verarbeitung auf Basis berechtigter Interessen widersprechen.
• Widerruf — Einwilligungen (z. B. Telegram, KI) können jederzeit widerrufen werden.

Zur Ausübung deiner Rechte wende dich an: j.frenzel@xanobau.de

Du hast zudem das Recht, Beschwerde bei der zuständigen Datenschutzbehörde einzulegen.

Diese Website verwendet keine Tracking-Cookies und kein Google Analytics oder vergleichbare Dienste. Der Login und deine Einstellungen werden technisch über den localStorage deines Browsers gespeichert (kein Cookie, kein Tracking) und verlassen deinen Browser nicht.

• Zahlungsvorgang (Stripe): Ausschließlich wenn du den Bezahlvorgang startest, setzt unser Zahlungsdienstleister Stripe zwei technisch notwendige Cookies (__stripe_mid, __stripe_sid) zur Betrugsabwehr. Außerhalb des Bezahlvorgangs werden keine Cookies gesetzt.
• Schriftarten lokal: Schriftarten werden von unseren eigenen EU-Servern ausgeliefert (keine Einbindung von Google Fonts, kein Datentransfer an Google).
• Bilder und Bibliotheken lokal: Beispielbilder dieser Website und alle Programmbibliotheken der App werden von unseren eigenen Servern ausgeliefert — keine Einbindung externer CDNs oder Bilddienste.
• Karten (Projekt Finder): Kartenkacheln von CARTO / OpenStreetMap werden erst nach Klick auf „Karte laden“ abgerufen. Die Einwilligung wird im localStorage deines Browsers gespeichert und lässt sich unter der Karte widerrufen.
• Kein Einsatz von Facebook Pixel, Google Ads oder sonstigen Werbediensten
• Kein Cross-Site-Tracking

Bei Fragen, Auskunftsersuchen oder Beschwerden zum Datenschutz: